Foto: von Ian Prince unter CC0 1.0
Ob in kleinen Unternehmen mit starkem Wachstum, oder in großen Unternehmen mit tausenden von Mitarbeitern, IT und Software sind ein zentraler Erfolgsfaktor für mehr Effizienz und bessere Abstimmung der Ressourcen des Unternehmens aufeinander. Je nach Branche wird dazu viel Equipment angeschafft, eingerichtet und vernetzt. Router, Switches, Server, WLAN Stationen, Laptops, PCs, Monitore, Tastaturen und Eingabegeräte, Drucker und viele andere Apparaturen werden ständig neu beschafft und gleichzeitig veraltetes Gerät entsorgt. Es wird kontinuierlich Software in verschiedenen Bereichen angeschafft oder abonniert und in den jeweiligen Fachbereichen installiert.
Es werden laufend Updates durchgeführt oder alte durch neue Versionen ersetzt. Über die Zeit entsteht so ein undurchsichtiger IT Dschungel, der nur schwer zu kontrollieren ist. Sind alle Versionen auf dem neuesten Stand? Sind die neuesten Updates und Hotfixes durchgeführt worden? Wie sollen die verursachten Kosten den jeweiligen Kostenstellen zugewiesen werden? Wie bewältigt man ein neues Software Rollout? Wie sollen die benötigten Ressourcen sauber geplant und die verursachten Kosten genau auf die Bedarfe hin kontrolliert werden? Wie kann ein laufender Soll – IST Abgleich sicher gestellt werden? Das alles sind Fragen die nach einigen Jahren des Wildwuchses nur schwer zu beantworten sind. Hier kommt ein zusätzliches Software Tool ins Spiel, das die Verwaltung, die zukünftige Planung, Kostenstellen bezogene Aufwandszuweisungen sowie die Kostenkontrolle des gesamten IT Apparates sicher stellt. Die unter dem Oberbegriff IT Asset Management zusammengefassten Softwarelösungen bieten je nach Variante und Hersteller, vielfältige Möglichkeiten, den IT Alltag sauber zu strukturieren und an jedem Arbeitsplatz genau die benötigten Ressourcen und Bedingungen sicherzustellen.
IT Asset Management: Grundfunktionalitäten der gängigen Lösungen
Herzstück einer solchen Software ist eine Datenbank in der alle Einheiten des IT Anlagevermögens registriert sind. Auf dem Fundament dieser Datenbank setzen dann verschiedene Softwaremodule auf, die Analysen und Planungsvorgänge ermöglichen.
Alle Vorhandenen Informationen zu den einzelnen Arbeitsplätzen werden in die Datenbank aufgenommen und langfristig verwaltet. Damit lässt sich leicht feststellen, welcher Rechner wie genutzt wird, wie der jeweilige Arbeitsplatz konfiguriert ist, welche Investitionen in der nahen Zukunft anstehen und etwaiges Störgeschehen identifizieren. Globale Umstellungen von Softwareanwendungen auf neuere Versionen sind damit schneller durchzuführen, da alle Daten zu den laufenden Versionen auf einen Klick verfügbar sind. Es lässt sich also genau planen, welche Möglichkeiten für ein Upgrade vorhanden sind und an welchen Arbeitsplätzen vorher grundlegende Veränderungen vorgenommen werden müssen.
Video: Erklärung It Asset Management
Mitarbeiter im Helpdesk Bereich können bei Problemen über die Datenbank schnell alle Konfigurationen des betroffenen Arbeitsplatzes einsehen. Damit ist es für das Helpdesk einfacher, bei oft spärlicher Information durch den Anwender vor Ort, schnell das Problem zu identifizieren und Abhilfe zu schaffen. Manche Softwarelösungen bieten die Möglichkeit, unmittelbar an dem jeweiligen Arbeitsplatz einzugreifen und anschließend die vorgenommenen Änderungen zu protokollieren.
Alle Server sowie das gesamte Netzwerkdesign, werden ebenfalls zentral erfasst und laufend nachverfolgt. Damit ist schnell feststellbar, welche Anwendungen auf welchem Server laufen und welche Abteilung die jeweiligen Serverressourcen wie stark nutzt.
Die gesamten installierten Softwarepakete und alle vorhandenen, lokalen Lizenzen und Server Lizenzen, werden ebenfalls in der Datenbank erfasst. Damit lässt sich kontinuierlich die Aktualität aller vorhandenen Software sicher stellen. Alle anfallenden Gebühren und Kosten für Updates, Services, Support und periodische Lizenzzahlungen sind damit immer im Blick.
Kostenrechnungsmodule bieten die Möglichkeit Aufwände den jeweiligen Arbeitsplätzen zuzuordnen und fest zu legen, wer dafür aufkommt. Damit lassen sich alle Kosten genau identifizieren, langfristig planen und entsprechend dem Verursacher klar abgrenzen.
Der gesamte Lebenszyklus inklusive dem Energieverbrauch des IT Equipments lässt sich Schritt für Schritt durch IT Asset Management begleiten und wird dadurch für weitere Analysen quantifizierbar. Einsparpotentiale werden so leicht erkennbar und es lässt sich eine total cost of ownership abbilden, bei der für alle IT Assets neben den reinen Anschaffungskosten alle Folgekosten für Betrieb, Service und Wartung mit berücksichtigt werden.
Beispiel Prosoft
Alle beschriebenen Module werden beispielsweise von Prosoft, zusammengefasst unter dem Softwarepaket NetSupport DNA bereitgestellt. Das Unternehmen bietet die komplette Palette des IT Asset Management aus einer Hand. Durch die Integration vieler, intelligenter Features ermöglicht Prosoft ein besonders schlankes Controlling aller IT Assets. So ist es beispielsweise möglich externer Geräte selektiv zu autorisieren, um sicher zu stellen, dass nur überprüfte USB Devices angeschlossen werden können. Das bietet einen zusätzlichen Schutz für das gesamte Netzwerk. Updates und Applikationen können direkt über eine „Push“ Funktion an alle Rechner im gesamten Netzwerk verteilt werden. Es wird ein Überblick über die Aktivitäten aller Drucker, inklusive einer Analyse der Kosten für jeden Drucker auf Abteilungs-, Standort- bzw. Unternehmensebene erstellt. Durch die automatische Integration von Devices wie Drucker in die Asset Management Lösung, inklusive deren Auswertungen, müssen neu angeschlossene Geräte nicht extra händisch aufgenommen werden. Die Software erkennt und integriert neue Geräte praktisch automatisch in das Register des IT Anlagevermögens.
Mit dieser umfangreichen Lösung hat sich die Firma mittlerweile bei vielen anspruchsvollen Kunden etabliert. Bei 27 der 30 im DAX gelisteten Unternehmen kommt die Prosoft IT Asset Management Lösung bereits zum Einsatz.
Fazit
Ab einer gewissen Unternehmensgröße lohnt sich der Einsatz einer IT Asset Management Software. Allerdings ist es gerade bei noch kleinen, aber schnell wachsenden Unternehmen ratsam, frühzeitig die Weichen zu stellen und von Anfang an die Entwicklung der IT Landschaft sauber zu planen und mit Voraussicht zu gestalten. Insbesondere in einem Umfeld mit hoher Fluktuation und vielen unterschiedlichen Softwareanwendungen, ist der Einsatz einer solchen Lösung unabdingbar. Mit einer guten Software lassen sich dann auch turbulente Startup- und Umbruchphasen im Bereich IT gut handhaben.