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Die SAP Validierung bezeichnet die Prüfung von Eingabewerten im SAP System. Die Werte können zum Beispiel vollständig mit bestehenden Dateien und Datensätzen abgeglichen werden. Auf diese Weise werden fehlerhafte Datensätze reduziert oder gar vermieden, da die SAP Validierung im Vorfeld verhindert, dass diese Daten überhaupt ins System gelangen.
SAP Validierung
Mit Hilfe der SAP Validierungen können Datensätze im SAP-R/3-System überprüft werden. Dabei werden die Validierungs-Regeln im Regel Manager abgelegt. Werden vom Benutzer Daten ins SAP System eingegeben, so werden sie sorgfältig geprüft. Automatisch werden die eingegebenen Werte mit den SAP Validierungsregeln abgeglichen. Zum Beispiel kann das System Kontonummern gegen die Stammdatei prüfen und auf diese Weise deren Gültigkeit feststellen (z.B. ist bereits ein Bankkonto vorhanden oder nicht?).
Ebenso kann ein Eintrag auf eine eigens definierte Weise gecheckt werden. Dies ist sogar möglich, ohne Änderungen im Standardsystem vorzunehmen. Dabei kann die Validierung aus max. 999 sog. Steps bestehen. Zudem können die Daten nach Verbuchung gegen eine zufällige Anzahl von booleschen Aussagen geprüft werden. Dieses Verfahren bietet mithin weitere Sicherheit.
Voraussetzungen für Validierungen
Die zu überprüfenden Eingabewerte werden über die Voraussetzung selektiert. Wird ein Eingabewert nicht zur Prüfung gewählt (Vorraussetzung ist nicht erfüllt), so gilt der Wert und der Transaktionsauftrag wird weiter ausgeführt.
Beispielvideo: Einsatzmöglichkeit einer SAP Validierung
Prüfung der Werte
Bei der SAP Validierung werden die ausgewählten Werte geprüft. Wenn die Aussage wahr ist, wird die Transaktion dann fortgesetzt. Wenn die Prüfaussage allerdings unwahr ist, wird eine Meldung vom System ausgegeben. Ein weiteres Thema ist das Stammdatenmanagement.
Mithilfe der Booleschen Logik werden Vorraussetzung und Prüfungen definiert. Hierbei können auch komplexerer Aussagen definiert werden. Beispiele für Validierungen, die selbst definiert werden können sind:
Wenn das Konto zum Beispiel ein Erlöskonto ist, so kann es lediglich durch die Vertriebskosten-Stellen bebucht werden.
Wenn Währung D-Mark und die Kostenstelle mit 100 angegeben wird, muss das Werk 10 und der Geschäftsbereich 2 sein.
Befindet sich der Nutzer im Set RGUSER-01 und die Währung ist im Set RGWAER-02 enthalten, dann muss das Konto im Set RGACCT01 enthalten sein.
Es können, neben der normalen Validierung, ebenso für vorher bestimmte Zeitpunkte sog. Matrixvalidierungen angelegt werden. Mit diesen kann die Validierung für den ganzheitlichen Beleg angefertigt werden. Auch können für ganz bestimmte Zeitpunkte Matrix Validierungen angelegt werden. Auf diese Weise kann der gesamte Belegkopf, sowie auch die Belegzeilen geprüft werden.
Ein Beispiel: Der Nutzer legt eine Matrix Validierung an, die die Gültigkeit einer bestimmten Tastenkombination überprüft. Bei dieser Prüfung wird der Beleginhalt mit den restlichen Belegzeilen abgeglichen.
Validierungsnachrichten
Wenn die Validierungen angelegt werden, kann gleichzeitig auch festgelegt werden, wie seitens des Systems darauf reagiert werden soll, zum Beispiel im Falle eines Verstoßes gegen die SAP Validierungspolicies. Weiterhin können Nachrichten, sowie auch der dazugehörige Langtext angelegt werden. Dieser wird dem Benutzer dann angezeigt, wenn die Prüfaussage unerfüllt blieb. Auch wird dem Benutzer eine Information angezeigt, seine Eingaben zu korrigieren, bevor mit der Eingabe fortgefahren werden kann.
So kann zum Beispiel eine Prüfung für eine SAP Validierung lauten, die Buchung für Kostenstelle 300 auszuschließen. Versucht in diesem Fall der User, für diese Kostenstelle eine Buchung durchzuführen, so wird ihm vom System per Nachricht angezeigt, dass die weitere Verarbeitung nicht ausgeführt werden kann.